害怕跟你的國外客戶開視頻會議？這些技巧和短語可以讓參與者更自信更高效

從去年開始，由于沒有了展會，加之視頻會議一下子在全球流行開來，所以整個外貿(mào)行業(yè)在跟客戶溝通也發(fā)生的變化，具體表現(xiàn)就是你可能跟客戶開視頻會議（ call）的頻率和時長都變多。

我知道視頻會議會給外貿(mào)人帶來很多恐懼和焦慮，所以，今天我們要學(xué)習(xí)一些快速而簡單的方法來改善你的視頻通話，尤其是當(dāng)你需要同時使用你的商務(wù)英語技能時，這樣你就可以有一個更順利的開始，一個更自信的對話，以及一個真正強(qiáng)有力的結(jié)束。

這篇文章將假設(shè)你是視頻會議的參與者，然后我將將展示完成電話會議的每一個步驟，以及在其中你可以使用的基本商務(wù)英語短語。（我們將在另外一篇文章中假設(shè)你是會議的注冊者，然后告訴你如何主持一個 call以及有用的英文短語）

#01你在電話會議前要做什么準(zhǔn)備？

檢查技術(shù)方面是否正常，括檢：查你的手機(jī)或電腦有相應(yīng)的軟件并且可以正常運(yùn)行，檢查你的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)連接好并且快速而穩(wěn)定，確保設(shè)備電池滿電。

你可以在紙上規(guī)劃出電話會議的內(nèi)容，并寫下所有你要講的重要內(nèi)容。你要覺得自己準(zhǔn)備好參與。

提醒自己也要做一個有禮貌的、專心的聽眾。你可以準(zhǔn)備一張紙，把別人說的內(nèi)容記下來。錄下通話內(nèi)容確實是個好主意，但在這樣做之前，你應(yīng)該征得同意。

即使你們不是面對面的交流，眼神接觸仍然是超級重要的。你需要看著攝像機(jī)，讓對方感覺到你正在進(jìn)行眼神交流。不要向下看，也不要只看對方的臉。

在通話前，練習(xí)呼吸練習(xí)，使自己平靜下來。盡量選擇一個安靜沒有太多噪音的環(huán)境。

#02 1對1視頻會議

1.開始對話

如果是一個輕松的視頻會議，你可以說：

如果你和某人進(jìn)行專業(yè)交談或生意溝通，你要保持更正式。你要先說你好，然后再稱呼對方的名字：

, Mr. ., Mrs. .Good , Mr. .

2.打過招呼后

問候之后，你可能想做一個快速的技術(shù)檢查，你可以問：

Can you hear me?Can you see me?Is the ?Is the ?

問這些問題以使事情順利進(jìn)行。然后你可以繼續(xù)你的問候，簡單聊一聊可以緩和氣氛，你可以問：

How are you?How’s it ?How is your day so far?How is work?How is ?

你還可以使用一些社交型的 talk。

3.對問候語的回應(yīng)

對方也可能問你上面的問題，你對這些問題的回答應(yīng)該是簡短、積極和切中要害的，也許兩個字，比如：

Good..’s .Can’t . .

關(guān)于如何像一個英文母語者一樣流利自信地回答 “How are you”，可以參考下面的文章：

你真的會正確回答國外客戶的這兩個問題嗎：How are you? & How have you been?

4.談?wù)撘曨l會議的目的

一個專業(yè)的 call應(yīng)該談及目的或復(fù)述議程。你可能在一些回答中使用短語動詞，你可以說：

I’d like to talk , Y, and Z.Let’sgo , Y, and Z.I’d like , Y, and Z.I’d like , Y, and Z in this call.

你可以使用這些短語 “talk with you ”，”go over “或 “ “。

5.總結(jié)會議

如果你是在開一個商務(wù)會議，你應(yīng)該總結(jié)一下你們剛才談的內(nèi)容。例如：

It was with you X, Y, and Z.I able to X, Y, and Z with you .I your time over X, Y, and Z with you.It’s been a X, Y, and Z with you.

你可以可以說明接下來的行動步驟，比如：

I’ you in a of days.I’ you in a of days.I back in soon

6.如何結(jié)束通話？

在你的電話結(jié)束時，不要只說再見就結(jié)束談話。這是一個大錯誤，那會讓人感覺很突然，很不禮貌。這里有一些短語，你可以用來像英語專家一樣結(jié)束你的談話，表達(dá)感謝是不會出錯的：

you. you for with me . you for the time to talk with me . you for the time to chat with me . you for time for with me .

這些都表達(dá)了同樣的意思，選擇你最喜歡的就可以了。

7.收尾

最后，在你說了謝謝、總結(jié)和談?wù)撓乱徊叫袆硬襟E之后，你可以通過簡單地說 “Bye “或 “”來結(jié)束你的電話。如果你的商務(wù)電話更隨意，你可以說，”See you “或 “Talk to you soon”。但建議不要說，具體原因請看這個文章：

#03多人參與會議

1.自我介紹

在電話正式開始之前，你可能會聽到這樣的問題：Is on here? 或 Can you hear me? 你可以用簡單的yes來回答。

通常情況下，老板或發(fā)起電話會議的人將主導(dǎo)討論，并可能要求其他聽眾進(jìn)行自我介紹（特別是在他們彼此不熟悉的情況下）。當(dāng)輪到你介紹時，保持簡短和簡單。說明你的名字和你的職位或主要職責(zé)，盡量不要超過兩句話。例如：

, . My name is and I’m the at [your name]

2.輪到你發(fā)言時

如前所述，你需要確保在電話會議前做好充分準(zhǔn)備，將你的要點寫在紙上。把你的主要觀點寫在一張紙上，如果需要的話，你可以參考一下。另外，你也需要確保你的觀點或發(fā)言有一個明確的開頭、中間和結(jié)尾。

例如，你可以用這樣的話開頭：

. As the , I have for the .

然后，在你討論這三點時，用 “”、” “和 “”來標(biāo)記。

最后，用一個積極的句子進(jìn)行總結(jié)，你可以強(qiáng)調(diào)你的方法可以帶來的捉妖好處/優(yōu)點，比如：

So to sum up, by we can a and a with our .

3.盡量不要打斷發(fā)言的人，但如果你一定要打斷，可以這樣做

如果你不同意某件事情或要提出反對意見，盡量不要打斷目前正在發(fā)言的人。相反，等待下一次輪到你發(fā)言時，你可以說：

I’d like to an to…I with…

如果談話已經(jīng)轉(zhuǎn)到一個新的話題，你仍然可以回到你的反對意見：

I’d like to () to []. 我想回溯/返回到某個話題。

然而，你如果沒有聽到或理解別人所說的話，這里有一些有用的短語來立刻停止對話，并得到澄清：

如果你聽不清幾個詞或句子：I’m , I didn’t get that. you what you just said?

如果有一個具體的詞你不理解或不認(rèn)識：I’m I’m with that term. Can you it?

如果你需要澄清一個想法：I’m , I don’t you. you that ?

如果有人說話太快或語無倫次：Can you a more , ?

簡而言之盡量做到有禮有節(jié)。

4.結(jié)束通話

在電話會議結(jié)束后，你可以討論解決方案：

your , I feel the best of is to…

但如果你還需要仔細(xì)考慮，不要害怕這樣說：

you for all your . I’ll let you know my on this by a day or two.

最后就感謝你的會議參與者的時間（如果人數(shù)較少，最好在感謝時說出對方的名字）。

提醒：不要驚慌失措。你主要準(zhǔn)備好你想飆到的，檢查你的電話/網(wǎng)絡(luò)連接，把關(guān)鍵詞和重要的短語記在腦子里，當(dāng)輪到你時，慢慢來。即使出了問題，簡單道歉后繼續(xù)。你應(yīng)該把這個機(jī)會當(dāng)作一個挑戰(zhàn)，相信自己你絕對會成功。

#04一些在視頻會議中實用的短語

1.在電話中介紹自己

, here.

, it’s .

2.檢查其他人是否在通話中

Is on the line?

Do we have on the call?

Do we have yet?

Are we for else?

3.開始通話

to the call…

Is to ?

we ?

As you know, we are X…

Did the ? / Has the ?

4.克服聲音問題

If you are not , put on mute.

Eric, I can hear , can you put on mute when you are not ?

The is not good, can up?

I can’t hear Jane, can else hear Jane?

can you say that , I can’t hear you ?

can you that, the is poor?

5.共享你的屏幕

I’m my , can see it?

I’m the now, can you see it?

6.結(jié)束通話

So the are X, Y, Z.

Is else to ?

I’ll our by .

Let’s / the call, you .

you for your //, let’s next week.

We’ve run out of time so let’s wrap up and the call.

7.如何在電話會議中要求澄清問題

聽見別人說話和理解他們是兩個完全不同的問題。你可能聽得很清楚，但完全不明白他們在說什么，或者由于噪音和連接問題，你可能根本聽不到他們說的所有內(nèi)容。這里有一些常見的英語短語，你可以在電話會議中用來澄清：

you more ?

you that or you that last bit ?

(a )?

you that ? Or you ’s (non )?

I didn’t get that I am you say it ?

8.如何打斷正式的電話會議

如果你想問一個問題，打斷電話交談是可以的，你可以使用以下任何一句話來打斷。

, you mind if I a ?

Just to are you that…

I you for a ?

you mind if I in ?

Can I stop you for just one ?

正如你所看到的，這些通常都是有禮貌的說法，所以不應(yīng)該讓任何人不高興。但有時在激烈（憤怒）的交流（討論）中，禮貌可能會消失。

9.其他電話會議英語詞匯

在商務(wù)電話交談中使用的一些有用的英語短語。

I won’t keep you long

I will keep ()

Well, that is all I to say

That I had to say

Now, are any ?

I am glad you that…

That is a good

Let back to that (I will give you a )

Can you it with me? I’ll find out and let you know.

I you have me…

me to it once more.

好了，希望這些短語和提示對你的視頻會議電話有幫助，也可以讓你變得更有信心，更有能力。